Voor Register-Taxateurs kan een uitnodiging voor een desk audit vragen oproepen. Tegelijkertijd is een audit bij NRVT vooral een waardevol instrument om de kwaliteit van taxaties te waarborgen en jezelf als professional verder te ontwikkelen. Door drie taxatiedossiers zorgvuldig te beoordelen, wordt inzichtelijk welke onderdelen goed verlopen en waar (kleine) verbeteringen mogelijk zijn. Interne Auditor Stefan van Middelkoop licht toe wat een desk audit precies inhoudt en welke voordelen het biedt voor de taxateur.

Wat is een desk audit?

"In een desk audit nemen we drie door NRVT geselecteerde taxatiedossiers door," legt Stefan uit. "Het gaat hierbij niet alleen om het rapport zelf, maar om het gehele taxatiedossier, waarin de door de Register-Taxateur uitgevoerde werkzaamheden en alle relevante informatie overzichtelijk en transparant is vastgelegd. We bekijken of en hoe de taxateur zijn aantekeningen heeft gemaakt, maten heeft vastgelegd en stukken heeft gerechercheerd. Samengevat bekijken we of iemands manier van werken voldoet aan de regelgeving van NRVT."

Een belangrijk punt om te weten is dat een desk audit een volledig papieren onderzoek is. "Misschien verwarren taxateurs dit soms met een field audit. Bij NRVT is het bijna altijd zo dat er eerst een desk audit plaatsvindt, die soms, maar zeker niet in alle gevallen, wordt opgevolgd door een field audit. Pas in een eventuele field audit vindt er een gesprek met de taxateur plaats."

Het traject en de voordelen voor de taxateur

Het proces begint met een uitnodiging van NRVT om een portfolio in te dienen, een overzicht van alle taxaties die een Register-Taxateur het afgelopen jaar heeft uitgevoerd. Uit dit portfolio worden vervolgens drie complete dossiers geselecteerd die worden beoordeeld op naleving van de NRVT-regelgeving. Na de beoordeling ontvangt de taxateur een bericht waarin wordt aangegeven of de audit is afgerond, soms met adviezen, of dat er een field audit volgt.

"We beginnen het onderzoekstraject vrijwel altijd met een desk audit. Het voordeel daarvan voor een taxateur is dat hij alleen zijn dossiers hoeft in te dienen en verder geen tijd hoeft te investeren, zoals bij een field audit wel het geval is," aldus Stefan. Daarnaast biedt een desk audit een goed moment voor reflectie: "Ik kan zo bedenken dat dit ook gelijk een moment voor de taxateur is om nog eens stil te staan bij of hij zijn dossiers goed op orde heeft."

Kwaliteit verbeteren en leren van feedback

De uitkomst van een desk audit kan variëren. Soms wordt een taxateur uitgenodigd voor een field audit wanneer er vragen of verbeterpunten worden geconstateerd. Soms worden alleen adviezen meegegeven, zodat de taxateur verbeteringen kan doorvoeren. "In veel gevallen wordt de desk audit positief afgerond. De taxateur ontvangt dan een bevestiging van de succesvolle afronding van de audit."

De reacties van taxateurs lopen uiteen: "Soms worden we bedankt voor het beoordelen van de dossiers. Taxateurs geven weleens aan dat ze het fijn vinden dat ook eens iemand anders naar hun rapporten kijkt. Soms reageren ze ook wel teleurgesteld, als er dingen worden geconstateerd die niet goed gaan. In veel gevallen ontvangt de taxateur alleen een mail dat de audit succesvol is afgerond. Recent nam een taxateur naar aanleiding daarvan contact op om aan ons te vragen of we nog adviezen of verbeterpunten naar aanleiding van de audit voor hem hadden. Dat vinden we natuurlijk leuk, we proberen immers de kwaliteit van taxaties zo hoog mogelijk te krijgen! Het mooiste resultaat voor ons is het wanneer een taxateur na de audit zijn werk nog beter kan gaan uitvoeren.”

Tips voor taxateurs

Tot slot deelt Stefan een belangrijke tip: "Wij snappen dat een audit vragen kan oproepen, maar dit hoeft niets bijzonders te betekenen. De bedoeling is dat iedere taxateur eens in de vijf jaar steekproefsgewijs wordt geaudit. In praktische zin zou ik iedere taxateur willen aanraden zo veel mogelijk gestructureerd te werken. Dit verkleint de kans op onvolkomenheden in het taxatiedossier. Daarnaast is je dossier dan makkelijk in te dienen bij NRVT wanneer je een audit krijgt. Dit zorgt ervoor dat je auditproces zo efficiënt mogelijk doorlopen kan worden en je ook snel duidelijkheid hebt over de uitkomst."

Kortom: een desk audit is vooral een kans om te reflecteren, te leren en de kwaliteit van taxaties verder te verbeteren.