De afdeling Doorlopend Toezicht heeft het afgelopen jaar belangrijke stappen gezet om de doorlooptijd van audits te verbeteren. Door slimmer te plannen, processen te stroomlijnen en nauwer samen te werken met betrokken partijen, worden audits sneller en efficiënter afgerond. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de manier waarop Register-Taxateurs hun documentatie aanleveren.

Gestructureerd aanleveren van documentatie

Een goede voorbereiding maakt het verschil. Juist aan het begin van het audittraject is het belangrijk dat je de gevraagde informatie compleet en overzichtelijk aanlevert. Bij de start van het traject vragen wij om jouw portfolio-overzicht van de afgelopen twaalf maanden. Dit overzicht – dat al jouw getaxeerde objecten omvat, ongeacht het kamerbereik – ontvangen wij graag in een door ons aangeleverd Excel-format. Tijdens de desk audit nemen wij vervolgens enkele van jouw recente taxatiedossiers door om te beoordelen of deze voldoen aan de geldende kwaliteitsnormen.

Wanneer de stukken gestructureerd worden ingediend, verloopt de audit aanzienlijk vlotter. Steeds meer taxateurs leveren hun bestanden al overzichtelijk aan, bijvoorbeeld in mappen die zijn ingericht volgens de kerntaken. Dit maakt de taxatiedossiers, en hierdoor ook het toezichtproces voor zowel de auditor als de taxateur, overzichtelijker. Ook zorgt het ervoor dat eventuele vragen sneller kunnen worden opgepakt.

De reacties vanuit de sector zijn positief: taxateurs ervaren minder wachttijd, meer duidelijkheid en een vlottere afronding van het auditproces. Deze feedback bevestigt dat onze gezamenlijke inspanning om documentatie overzichtelijk aan te leveren écht verschil maakt.

Wat kun jij doen om het proces te versnellen?

• Lever je documentatie compleet aan. Controleer of alle gevraagde stukken aanwezig zijn voordat je ze indient.
• Gebruik een duidelijke mappenstructuur. Richt je mappen bijvoorbeeld in op basis van de kerntaken.
• Bundel je bestanden in een zip-bestand. Zo blijft de structuur behouden en kunnen wij de audit sneller verwerken.

Door samen te werken aan een gestructureerde en transparante werkwijze, dragen we bij aan een efficiënter auditproces.